AI kan lette klinikkens hverdag, men hvem bestemmer rammerne, når medarbejderne selv tager teknologien i brug? AI-rådgiver efterlyser ledelse, der følger med ind i arbejdsgangene.
Når en hund skal hjem efter en operation, skal ejeren vide, hvad der kræver opmærksomhed de næste dage. Her kan AI eksempelvis hjælpe med et udkast til en hjemsendelsesvejledning ud fra klinikkens godkendte materiale.
Men hvem fastlægger indholdet, hvilke oplysninger må værktøjet bruge, og hvem kontrollerer vejledningen, før den bliver udleveret?
Eksemplet viser ifølge Jan B. Jensen, chefrådgiver hos JJ Kommunikation, hvorfor AI kræver mere end adgang til et værktøj. Jan B. Jensen rådgiver til daglig klinikker om AI-implementering og fremhæver, at teknologien også ændrer selve ledelsesopgaven.
Jan B. Jensen
Jan B. Jensen er chefrådgiver hos JJ Kommunikation og rådgiver om AI-implementering med fokus på ledelse, ansvar og arbejdsgange.
»Som leder skal du tage stilling til, hvilke opgaver medarbejderne skal løse, hvad AI kan hjælpe med, og hvordan de to bidrag hænger sammen. Ellers overlader du organiseringen til den enkelte medarbejder.«
AI venter ikke på en politik
Ifølge Jan B. Jensen bør klinikledelsen tage udgangspunkt i, at medarbejderne allerede kan være i gang. Første opgave er derfor at undersøge, hvor og hvordan AI bliver brugt.
»Hvis AI ikke er blevet drøftet på et personalemøde, betyder det ikke, at ingen bruger det. Det kan betyde, at medarbejderne hver især har fundet deres egen måde at gøre det på,« siger Jan B. Jensen.
Han anbefaler en åben samtale om både gevinster og tvivl. Erfaringerne skal danne grundlag for fælles retningslinjer om godkendte værktøjer, brug af klientoplysninger og journalmateriale samt ansvar for kontrol. Medarbejderne skal vide, hvem de kan spørge i tvivlstilfælde.
»Spørg, hvad medarbejderne bruger, og bed dem vise et eksempel. Så får I et langt bedre grundlag for at handle end ved blot at spørge, om nogen har prøvet ChatGPT.«
Ledelsesopgaver
Når AI-assistenter indgår i arbejdet, skal lederen både kunne udvikle medarbejderne og sætte præcise rammer for teknologiens bidrag, betoner Jan B. Jensen.
Medarbejderne har brug for mening, motivation og faglig udvikling. En AI-assistent skal have tydelige instruktioner om opgaven, det materiale, den må bruge, og kravene til resultatet, forklarer Jan B. Jensen.
»En erfaren medarbejder kender klinikkens hverdag og kan spørge ind, hvis noget virker forkert. Du kan ikke forudsætte den samme forståelse hos AI. Derfor skal du selv være mere afklaret om, hvad du vil have løst, og hvordan et godt resultat ser ud.«
Ved hjemsendelsesvejledningen betyder det eksempelvis, at klinikken skal definere, hvilke informationer der skal med, hvilket sprog der passer til dyreejeren, og hvem der foretager den faglige gennemgang.
Hvis udkastet er mangelfuldt, bør klinikken ifølge Jan B. Jensen også undersøge, om instruktionen og grundlaget skal ændres. Ellers risikerer medarbejderne at rette de samme fejl igen og igen.
»Opfølgningen på AI bliver at teste resultaterne og justere instruktionerne. Samtidig skal medarbejderne have sparring og mulighed for at udvikle deres dømmekraft. Begge dele kræver ledelsens opmærksomhed.«
Gevinsten skal holde hele vejen
Jan B. Jensen anbefaler at begynde med én afgrænset opgave, eksempelvis udkast til generel klientinformation. Aftal formålet, udpeg en ansvarlig, og lad medarbejderne øve sig med løbende sparring.
Derefter skal hele arbejdsgangen vurderes. Et hurtigt udkast er kun en del af regnestykket, hvis gennemlæsning og rettelser også tager tid.
»AI kan levere hurtige svar, men det interessante er, om den samlede opgave bliver løst bedre. Sparer vi tid, bliver informationen tydeligere, og kan flere medarbejdere bruge metoden?«
Når en fremgangsmåde fungerer, bør erfaringerne deles og indarbejdes i klinikkens rutiner, mener Jan B. Jensen. Ledelsen bør også beslutte, hvad den frigjorte tid skal bruges til: bedre klientsamtaler, mere faglig sparring eller færre administrative opgaver efter lukketid.
Ansvaret bliver på klinikken
Tilbage ved hjemsendelsesvejledningen er prøven derfor, om klinikken har en fælles praksis, der holder på en travl tirsdag. Medarbejderen skal kende både fremgangsmåden og grænsen for AI’s bidrag, understreger Jan B. Jensen.
»Du kan lade AI udføre en del af arbejdet. Ansvaret for, hvordan det bliver løst, ligger stadig hos mennesker. Hvis medarbejderen skal bruge AI i morgen, har ledelsen så gjort det klart, hvordan opgaven skal løses?«
